Versie 1 mei 2023
Over Adequatum
Adequatum verzorgt personeels/salarisadministratie en financiële administratie van en voor schoolbesturen. Daarbij verwerkt Adequatum ook persoonsgegevens. Adequatum doet dat zorgvuldig, volgens de richtlijnen van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Afspraken over de verwerking van persoonsgegevens met klanten, samenwerkingspartners en leveranciers legt Adequatum vast in verwerkersovereenkomsten. Adequatum is een bedrijf onder Dyade Holding BV.
Adequatum neemt uw privacy uiterst serieus en vertelt u daarover graag wat meer in deze verklaring. Heeft u ondanks onze uitleg vragen of wellicht een klacht? Schrijf, bel of mail dan naar de functionaris gegevensbescherming van Adequatum/Dyade:
Postbus 5040, 3502 JA Utrecht
tel: 030 3035000
avg@dyade.nl
www.dyade.nl
Inschrijving Kamer van Koophandel Adequatum BV: 81734379
Een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u ook indienen bij de toezichthouder privacy in Nederland: de Autoriteit Persoonsgegevens, via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
Doel, grondslag en bewaartermijn van persoonsgegevens die Adequatum verwerkt
Doel, gebruik en bewaartermijn
Adequatum gebruikt uw persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor u ze heeft gegeven, zoals hiervoor beschreven onder ‘Over Adequatum’.
Adequatum gebruikt persoonsgegevens niet voor automatische besluitvorming of profilering. Adequatum combineert uw gegevens niet met andere persoonlijke gegevens, tenzij dat nodig is voor de uitvoering van de dienstverlening. Adequatum bewaart de gegevens op de eigen beveiligde servers of op die van een derde partij als dat nodig is voor de verwerking. Met derde partijen legt Adequatum afspraken over de beveiliging van gegevens altijd vast in een verwerkersovereenkomst.
Adequatum bewaart persoonsgegevens zolang dat nodig is voor het doel waarvoor u ze heeft gegeven, zolang de wet dat voorschrijft of ter bescherming tegen een mogelijke aansprakelijkheidsstelling.
Bent u klant, samenwerkingspartner of leverancier van Adequatum?
Dan bewaart Adequatum naam, emailadres en telefoonnummer van de contactpersoon, de naam van het schoolbestuur of de samenwerkingspartner, een factuuradres en relevante overige
informatie. Dit is nodig om de overeengekomen afspraken te kunnen uitvoeren.
Besteedt uw werkgever de administratie uit aan Adequatum?
Adequatum verwerkt dan persoonsgegevens van u om de met uw werkgever afgesproken diensten te kunnen uitvoeren en te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Die gegevens zijn verplicht, bijvoorbeeld om uw salaris te kunnen laten uitbetalen. Adequatum verzamelt die gegevens over u als persoon en over uw dienstverband bijvoorbeeld via het webportaal van Visma Software BV (Raet Youforce). Uw gegevens worden bewaard in uw digitale personeelsdossier. Adequatum bewaart ook mailberichten als ze relevant zijn voor het uitvoeren van de dienstverlening. Welke soort persoonsgegevens Adequatum precies verwerkt en hoe lang zij ze bewaart, hangt af van de diensten die zij uitvoert namens een schoolbestuur.
Ontvangt u nieuwsbrieven?
Adequatum/Dyade verstuurt alleen digitale (salaris)nieuwsbrieven met actuele informatie en relevante mailings naar mailadressen die klanten, hun medewerkers en andere relaties zelf voor dat doel hebben verstrekt. U kunt zich altijd afmelden via de link in de nieuwsbrief of in de mailing.
Bezoekt u de website van Adequatum, vult u daar een contactformulier in of meldt u zich aan voor een evenement?
Dan gebruikt Adequatum cookies ofwel kleine tekstbestanden die websites op een computer, smartphone of tablet plaatsen om gebruikerservaringen efficiënter te maken. Adequatum gebruikt functionele cookies om haar websites goed te kunnen laten functioneren. Voor het plaatsen van
andere cookies, zoals trackingcookies voor marketingdoeleinden, is uw toestemming nodig. In de cookieverklaring op de website leest u welke cookies dat zijn. Daar kunt u op elk moment toestemming geven, wijzigen of intrekken. Adequatum gebruikt cookies niet om u persoonlijk te
traceren of te volgen. Persoonsgegevens die u invult in een contact- of aanmeldingsformulier, bewaart Adequatum zolang als nodig is om uw vraag en vervolgvragen te beantwoorden, tenzij u aangeeft dat u dat niet wilt. Bepaalde gegevens zijn verplicht als u een dienst wilt gebruiken. Adequatum bewaart gegevens niet langer dan nodig is voor die dienst of dan wettelijk is toegestaan.
Wie ontvangt uw persoonsgegevens?
Adequatum gebruikt soms systemen van derden voor het verwerken van de gegevens die zij van u zelf of via uw werkgever krijgt. Met de leveranciers van die systemen zijn (sub)verwerkersovereenkomsten gesloten. Denk bijvoorbeeld aan leveranciers van systemen waarmee Adequatum de personeels/salaris- en financiële administratie uitvoert en een
klantendatabase bijhoudt. Deze overeenkomsten waarborgen dat het beveiligingsniveau en de wijze van omgang met persoonsgegevens bij de leverancier voldoen aan de AVG. Adequatum geeft uw gegevens niet door aan andere organisaties tenzij dit volgens de wet moet, het nodig is voor de uitvoering van de dienstverlening of de klant daarover afspraken heeft gemaakt met andere instanties en Adequatum daarvoor toestemming heeft gekregen. Adequatum geeft geen persoonsgegevens door aan niet-EU-landen waar de Europese privacywetgeving niet geldt. Om de dienstverlening te kunnen uitvoeren, hebben Adequatum medewerkers soms functioneel toegang nodig tot persoonsgegevens. Al deze medewerkers moeten zorgvuldig omgaan met uw gegevens en hebben een geheimhoudingsplicht, ook nadat ze geen (arbeids)relatie meer hebben
met Adequatum.
Uw persoonsgegevens zijn veilig
Adequatum heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens die haar zijn toevertrouwd zorgvuldig worden verwerkt en dat onbevoegde toegang, misbruik, verlies en ongewenste openbaarmaking van persoonsgegevens
wordt voorkomen. Voor het e-mailen van documenten met persoonsgegevens gebruikt Adequatum/Dyade een versleutelde verbinding, waarbij een persoonlijk wachtwoord via een ander medium (sms, app)
wordt verstrekt aan de ontvanger. Hierdoor kunnen anderen de documenten niet inzien, ook niet als deze per abuis naar een verkeerd e-mailadres zijn gestuurd. Wilt u zelf op deze wijze uw vertrouwelijke gegevens naar Adequatum zenden? Vraag uw contactpersoon dan om u daarvoor een link te zenden. Vermoedt u of heeft u aanwijzingen dat uw persoonsgegevens onvoldoende zijn beveiligd of een inbreuk daarop heeft plaatsgevonden? Neem dan direct contact op met Adequatum via avg@dyade.nl.
Welke rechten heeft u?
U heeft wettelijke rechten met betrekking tot persoonsgegevens die Adequatum van u verwerkt. Zo mag u vragen om inzage in uw gegevens. U mag ze laten verbeteren als ze onjuist zijn. In enkele situaties heeft u het recht om uw gegevens te laten verwijderen of om vergeten te worden als de
gegevens openbaar zijn gemaakt. In sommige situaties mag u uw digitale gegevens door Adequatum laten overdragen aan een andere partij. En ten slotte mag u bezwaar maken tegen verwerking van uw gegevens of heeft u het recht om de verwerking te laten beperken, bijvoorbeeld gedurende een
bepaald onderzoek. Werkt u bij een werkgever die klant is van Adequatum en wilt u gebruikmaken van deze rechten? Dan richt u uw verzoek tot uw eigen werkgever. Adequatum heeft met uw werkgever in de verwerkersovereenkomst afgesproken dat zij binnen twee weken na ontvangst van uw verzoek, gehoor zal geven aan dat verzoek, als uit onderzoek blijkt dat het verzoek terecht is. Verzoeken die u rechtstreeks aan Adequatum richt, stuurt Adequatum altijd eerst naar uw werkgever.
Bent u klant of een andere relatie van Adequatum? Richt uw verzoek dan tot Adequatum via avg@dyade.nl.
Actuele privacyverklaring
Adequatum controleert regelmatig of de privacyverklaring nog is afgestemd op haar dienstverlening, actueel is en voldoet aan de AVG. Adequatum adviseert u dan ook om de verklaring zo nu en dan opnieuw te lezen. Vragen of suggesties over de privacyverklaring zijn welkom bij avg@dyade.nl.
